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广西体育高等专科学校合同管理办法
2012-04-02 14:42  学校办公室

第一章

第一条为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校各项事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同是指以广西体育高等专科的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条本校合同的签订,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学校的相关规定,维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益。

第四条本办法的合同范围是指除劳务、人事聘用外的所有合同,包括但不限于学校与国内外教育机构、行业和社会力量的合作办学、教学基地建设、设备和物资及图书等购置、基建工程及修缮工程、房屋租赁、科研课题合作、技术服务、投资和借款、其他各类项目合作等

 

第二章 合同管理

第五条为方便有效的合同管理,依据合同的性质和内容,学校将合同分为重大合同和一般合同。学校重大合同主要包括:

(一)合作办学合同;

(二)以学校资产联合经营的合同;

(三)涉及学校无形资产的合同;

(四)涉及学校形象、名誉的合同;

(五)涉外合同;

(六)对外抵押担保、债权债务的清偿合同;

(七)融资(贷款)合同;

(八)标的在20万元人民币以上的合同;

(九)学校认为应该按重大合同管理的合同。

重大合同以外的合同为一般合同。签订重大合同必须经学校的法律顾问审查把关,以确保学校的权益得到法律保护。

第六条学校各职能部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同。各职能部门明确一名主要负责人为合同管理责任人,负责本部门所管辖业务合同文本的起草、拟定、送审、报批及合同履行管理等工作。

(一)科研设备管理处主要负责学校教学、科研、行政、网络工程、大宗物资等仪器设备合同管理;

()财务处主要负责经济往来类(融资贷款、对外抵押担保等)的合同管理;

()招生就业处主要负责合作办学合同管理;

()后勤管理处(基建管理办公室)主要负责学校基础设施、校园绿化美化、家具、水电暖材料及维修工程、经营性房屋的租赁等项目的合同管理;

()教务处主要负责教材、实习基地的合同管理;

()图书馆主要负责图书的合同管理;

()运动人体科学系主要负责药品的合同管理;

()国际交流办公室主要负责涉外类的合同管理;

()基建管理办公室主要负责基建工程(含勘察、设计、施工、监理以及承包合同中由甲方供应的材料及设备)项目的合同管理。

(十)学校办公室负责除上述之外的其他综合类的合同管理

第七条学校办公室负责协调合同签署授权委托事宜。

学校聘请常年法律顾问,协助学校起草、修改、审查重大合同,参与重大合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第九条为规范格式,合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的,必须采用标准文本,没有标准合同文本的,各职能部门应分类制定合同示范文本,并报学校审计室审核备案。

第十条各类合同统一使用“广西体育高等专科学校合同专用章”。

第十一条合同的正本、副本份数按照需要确定,正、副本应当区分清楚。正本由学校财务处、合同履行部门等单位留存,副本由学校办公室负责编号,根据需要分发。

 

第三章合同的立项、起草、审查与签订

第十二条凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目,可直接进行合同立项。凡未列入年度预算计划的项目,在落实资金来源、由校长办公会议或学校党委会议批准后方可立项。

第十三条立项后,由业务归口职能管理部门负责合同文本的起草。相关单位应从维护学校权益出发,根据合同法及相关规定,在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后,按照统一示范文本格式开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

第十四条有关单位起草合同文本前需要进行谈判的,应当及时向主管校领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,起草单位应邀请法律顾问参加。

第十五条在订立合同前,应按照《广西体育高等专科学校合同审批表》的要求,通过相应的审查程序。具体规定如下:

(一)一般合同由业务归口职能管理部门、财务处、监察室、审计室进行审查;

(二)重大合同由业务归口职能管理部门、财务处、监察室、审计室、法律顾问共同审查;

(三)各审查单位应在五个工作日内完成会签。重大合同要及时上报该项目主管校领导,必要时呈校长审定。

第十六条有关审查部门要分工协作,各负其责,共同为维护学校利益把好关。各审查单位主要职责:

(一)业务归口职能管理部门。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到几个职能部门的,须经相关职能部门会签。

(二)财务处。审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(三)监察室。对合同订立的程序及合性进行审查。

(四)审计室。审查合同文本格式是否规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等。

(五)法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查,对履行合同的风险进行评估,做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,必要时出具法律意见书。

(六)主管校领导。对经有关审查部门审查后的重大合同,签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后,呈校长审定。

各会签部门及会签人应在审核会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见或具体审核意见,而不应使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性意见。

第十七条各业务归口职能管理部门向审计部门呈送合同初审稿时,除提供《广西体育高等专科学校合同审批表》外,必须按以下要求提供相关材料:

(一)符合学校招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等;

(二)对方资信情况说明;

(三)专家对重大合同的论证意见;

(四)其它需要提交的材料。

第十八条合同文本经审查需要修改的,起草单位应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查。

第十九条合同起草单位应对合同文本条款及出具有关情况说明的真实性负责。

第二十条各业务归口职能管理报送合同进行审核时,应指定本单位承办人员具体负责,不得由其他单位人员代办。

第二十一条合同通过审查的,由学校校长授权的各合同归口管理部门代表人签署,重大合同由校长亲笔签署或由校长授权相关负责人签署。未经授权,任何人不得以广西体育高等专科学校名义对外签订合同。

第二十二条合同文本正式签订后,业务归口职能管理部门凭《广西体育高等专科学校合同审批表》及有关资料送审计室审核无误后,到学校办公室统一加盖广西体育高等专科学校合同专用章。

第二十三条合同订立后,业务归口职能管理部门要保留合同原件,并对合同进行编号、专册登记、装订整理。每年五月底以前,将上年度由其保管的全部合同正本及相关档案资料,移交学校档案室进行统一归档管理。

 

第四章合同的履行与变更

第二十四条合同签订后,即具有法律效力,合同业务归口管理部门必须对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,保质、保量按期完成合同约定事项。

第二十五条在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应经双方协商后,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。并按前述流程报相关部门审核后签订。

第二十六条合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录, 、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关单位和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。需要签章确认的,应报请学校业务归口职能管理部门和审计室批准。

第二十七条在合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务归口管理部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。

第二十八条经业务归口管理部门征求用户意见、组织验收并提供相关数据后,财务部门根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。对具有下列情形的业务,财务部门有权拒绝付款:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)合同未归档备案的。

第二十九条学校原则上不向合同对方当事人支付定金或预付款。特殊情况需要支付的,需经主管校领导批准,严格按照国家有关规定执行。

第三十条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格,价款结清、无遗留问题为准。

第三十一条合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证,有关人员应当保守合同秘密。

 

第五章合同纠纷的解决

第三十二条合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,可以通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第三十三条对双方协商未达成一致的合同纠纷,业务归口职能部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,写出对该纠纷的处理意见,报学校审计室和主管校领导。

第三十需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,主管校领导应及时召集财务处、监察室、审计室及相关单位和法律顾问、经济顾问组成处理小组,研究确定该合同纠纷解决的具体方案,报校长批准,并参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第三十合同纠纷涉及的相关单位应当根据处理小组的要求及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要的支持。

 

第六章法律与经济责任

第三十六条凡因未按规定办理合同事宜,给学校造成经济、名誉损失的,直接责任人应按学校有关规定承担经济和行政责任,重大合同失误还应承担相应法律责任。 

第三十因故意、过失或未经授权私自签订合同,造成经济或其它损失的,学校将依照有关规定追究责任单位及直接责任人员的经济或行政责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第三十合同主管部门应认真履行职责,保障学校合法权益不受损失。如因审查不严造成经济损失的,主管部门应负相应责任,同时追究直接责任人的行政或经济责任。

 

第七章

第三十九条本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。

第四十条本办法自发布之日起执行。

第四十一条本办法由学校办公室负责解释。

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